Hallituksen ja vuosikokousten pöytäkirjat

[ssutinen]

Löytyykö foorumilta (tai jostain muualta) pidettyjen hallituksen kokousten ja vuosikokousten pöytäkirjat liitteineen. Kiinnostaisi tietää, miten kerhon toimintaa johdetaan ja miten hallitus toimii tehtävässään samoin kuin varainkäyttö yms.

Jos ei löydy, ehdotan, että ne laitettaisiin vaikka foorumin BMW Moottoripyöräkerho->jäsenasiat -lokeroon.

§

[Auli]

Seuraavassa Rikastimessa on vuosikokouksen pöytäkirja. Tietojeni mukaan lehti on painossa ensiviikolla ja kolahtaa siis jäsenten postiluukuista tuotapikaa.

[Pekkavee]

Olisi kiva saada myös noi hallituksen pöytäkirjat tänne nähtäville.
Jonnekin "Arkisto sivuille"
Näkisi vähän mitä on tulossa ja mitä asioita on käsitelty
jne.

Pekka

[C-A-D]

Olisi kiva saada myös noi hallituksen pöytäkirjat tänne nähtäville.
Jonnekin "Arkisto sivuille"
Näkisi vähän mitä on tulossa ja mitä asioita on käsitelty
jne.

Pekka

Kivaahan tuo varmaan olisi. Normaali käytäntöhän kuitenkaan hallituksen kokousten pöytäkirjojen julkistaminen ei ole. Monestihan noissa on valmistelussa olevia, mahdollisesti ikinä toteututtamattomia asioita. Ei ole välttämättä hyväksi hallituksen työrauhalle jos noista alkaa keskustelu asioiden ollessa täysin kesken. Siksihän hallitus valitaan vuosikokouksessa ja sille annetaan mandaatti hoitaa asioita ilman kansanäänestystä jokaisesta keskusteltavasta asiasta että hallitus voi puolestamme käsitellä ja valmistella - päättääkin asioita ilman luvan tai konsensuksen hakemista jokaiseen asiaan.

Tämä lausuntoni omien hallituskokemusteni (muualla) perusteella. Jos nyt BMW Kerhon hallitus vastoin odotuksiani olisikin valmis julkistamaan pöytäkirjansa, niin hattua sille!

[ssutinen]

...
Normaali käytäntöhän kuitenkaan hallituksen kokousten pöytäkirjojen julkistaminen ei ole.
...

Kyllä se on kuule nykyaikaa, että hallituksen toiminta on läpinäkyvää. (Eri asia on se, ollaanko toiminnasta kiinnostuneita.) Vilkaisepa vaikka eri kaupunkien hallinnon nettisivuja, niin niiltä löytyy valtuustojen, lautakuntien ja hallituksen pöytäkirjat. Sama hallintorakenne (vuosikokous, työryhmät, hallitus) löytyy yhdistyksistä, joten ei kai ole mitään erityistä syytä, miksi niiden hallituksen pöytäkirjat eivät olisi jäsenistölle julkisia.

Ei kai meidän kerhon hallituksella voi olla mitään sellaista työn alla, jota ei voisi jäsenistölle kertoa? Ja mitä keskusteluun tulee, hallituksen uskon suorastaan toivovan sitä, jotta asioista päättäminen olisi helpompaa. Ei avoimiuus tarkoita luvan tai konseksuksen hakemista vaan sitä, että toimintaa kohtaan osoitettuun kiinnostukseen ollaan valmiita reagoimaan.

Itsekin vuosikausia yhdistytoiminnassa (hallituksessa) mukana olleena voin vakuuttaa, että avoimuudesta aiheutuu vain ja ainoastaan hyvää. Avoin tiedotus parantaa yhdistystoiminnan aktiivisuutta, joka ei ihan varmasti missään yhdistyksessä tai kerhossa ole koskaan liian korkealla.

§

[C-A-D]

...
Normaali käytäntöhän kuitenkaan hallituksen kokousten pöytäkirjojen julkistaminen ei ole.
...

Kyllä se on kuule nykyaikaa, että hallituksen toiminta on läpinäkyvää. (Eri asia on se, ollaanko toiminnasta kiinnostuneita.) Vilkaisepa vaikka eri kaupunkien hallinnon nettisivuja, niin niiltä löytyy valtuustojen, lautakuntien ja hallituksen pöytäkirjat. Sama hallintorakenne (vuosikokous, työryhmät, hallitus) löytyy yhdistyksistä, joten ei kai ole mitään erityistä syytä, miksi niiden hallituksen pöytäkirjat eivät olisi jäsenistölle julkisia.

Ei kai meidän kerhon hallituksella voi olla mitään sellaista työn alla, jota ei voisi jäsenistölle kertoa? Ja mitä keskusteluun tulee, hallituksen uskon suorastaan toivovan sitä, jotta asioista päättäminen olisi helpompaa. Ei avoimiuus tarkoita luvan tai konseksuksen hakemista vaan sitä, että toimintaa kohtaan osoitettuun kiinnostukseen ollaan valmiita reagoimaan.

Itsekin vuosikausia yhdistytoiminnassa (hallituksessa) mukana olleena voin vakuuttaa, että avoimuudesta aiheutuu vain ja ainoastaan hyvää. Avoin tiedotus parantaa yhdistystoiminnan aktiivisuutta, joka ei ihan varmasti missään yhdistyksessä tai kerhossa ole koskaan liian korkealla.

§

Kuten sanottua: Hattua nostan, jos saadaan näkyville. Mitenkään tavallista se ei ole ja itse ymmärrän hyvin miksi ei.

[Kurahousu]

Niinkuin Auli sanoi, pöytäkirja tupsahtaa jäsenien postiluukusta sissään piakkoin!

Eli ssutinen, vastaukseksi kysymykseen "miksi niiden hallituksen pöytäkirjat eivät olisi jäsenistölle julkisia." niin tottakai ne on jäsenistölle julkisia, lehden tekeminen on jo niin työlästä että ei ole järkeä alkaa sohimaan joka suuntaan ja turhaa sanoa että ei se nyt niin vaikeata ole tänne kopioida (jokainen pikkuhomma lisää talkootyön raskautta) niin se on nyt vaan päätetty että pöytäkirjat julkastaan Rikastimessa ja näin saa kaikki jäsenet myös kokouksien pöytäkirjat.

[Pekkavee]

Ymmärtääkseni Auli lupasi RiKastimeen vuosikokouksen pöytäkirjan, ei hallituksen pöytäkirjoja. Eikä niitä hallituksen pöytäkirjoja sinne kannata painaa, maksaa vaan rahaa.

Olen kyllä samaa mieltä ssutisen kanssa, että olisi kiva tietää mitä kerhossa tapahtuu.
Tämä ei missään nimessä ole mitään hallituksen arvostelua vaan oikeasti halua tietää uusista tuulista ja tulevaisuudesta.
Netti olisi helppo tapa tiedottaa kerhon asioista mm. hallituksen pöytäkirjoja käyttäen.
Ei oikeasti ole mikään homma laittaa niitä pöytäkirjoja sinne nettiin.


Pekka

[Timo K]

Hallituksen pöytäkirjoissa voi olla luottamuksellista tietoa. Jos esim. kerho järjestää tarjouskilpailun jostain asiasta ja neuvottelee hintoja, niin tuskin toimittajat haluavat, että hinnat ovat kaiken kansan näkyvillä Internetissä.

Samoin vaikka Kastilainen-kilpailu saattaisi latistua, jos hallituksen kokouksessa asiaa käsitellään kuukausia ennen palkinnon julkaisua.

Kannattaa myös muistaa, että pöytäkirjaan tulee kirjattua vain muutamalla lauseella asiat ja oleelliset perustelut. Tuota on voinut seurata kuukausien työ ja tuntien keskustelut ja vaihtoehtojen pähkinnät kokouksissa. Ja arvatenkin netissä aina joku tietää paremmin miten joku asia olisi pitänyt tehdä ja kuittaa parilla lauseella että miksi noi tuota ollaan tekemässä. Pahimmassa tapauksessa koko keskustelu pitää taas käydä foorumilla lävitse ja kuka sitä jaksaa toista kertaa tehdä. Ja jos kukaan ei jaksa moiseen rumbaan ryhtyä, niin päästään syyttämään hallitusta salamyhkäisyydestä.

Joten tässä joudutaan helposti siihen, että pöytäkirjoista joko jätetään tärkeitä asioita pois ja menetetään jäljitettävyyttä, koska pöytikset olisi "pakko" julkistaa tai sitten joka tapauksessa pöytäkirjoja ei voi julkaista sellaisenaan vaan niitä täytyy sensuroida.

Yksi kompromissi voi olla se, että julkaistaan hallituksen kokousten asialistat etukäteen. Näin jäsenet voivat ennen kokousta antaa palautetta, jos listalla on jotain mielenkiintoista. Tämä olisi hedelmällisempää kuin vatvoja jo tehtyjä päätöksiä. Se mitä kokouksen jälkeen julkaistaan, on minun mielestäni normaalia tiedottamista, jonka pitäisi olla kunnossa. Pöytäkirjojen julkaisu ei ole varsinaisesti mitään tiedottamista, se on vain tapa hoitaa homma pienimmällä mahdollisella vaivalla.

Minullahan ei ole mitään tekemistä kerhon toimielinten kanssa, jos joku sitä pohdiskelee.

Timo

[C-A-D]

Hallituksen pöytäkirjoissa voi olla luottamuksellista tietoa. Jos esim. kerho järjestää tarjouskilpailun jostain asiasta ja neuvottelee hintoja, niin tuskin toimittajat haluavat, että hinnat ovat kaiken kansan näkyvillä Internetissä.

Samoin vaikka Kastilainen-kilpailu saattaisi latistua, jos hallituksen kokouksessa asiaa käsitellään kuukausia ennen palkinnon julkaisua.

Kannattaa myös muistaa, että pöytäkirjaan tulee kirjattua vain muutamalla lauseella asiat ja oleelliset perustelut. Tuota on voinut seurata kuukausien työ ja tuntien keskustelut ja vaihtoehtojen pähkinnät kokouksissa. Ja arvatenkin netissä aina joku tietää paremmin miten joku asia olisi pitänyt tehdä ja kuittaa parilla lauseella että miksi noi tuota ollaan tekemässä. Pahimmassa tapauksessa koko keskustelu pitää taas käydä foorumilla lävitse ja kuka sitä jaksaa toista kertaa tehdä. Ja jos kukaan ei jaksa moiseen rumbaan ryhtyä, niin päästään syyttämään hallitusta salamyhkäisyydestä.

Joten tässä joudutaan helposti siihen, että pöytäkirjoista joko jätetään tärkeitä asioita pois ja menetetään jäljitettävyyttä, koska pöytikset olisi "pakko" julkistaa tai sitten joka tapauksessa pöytäkirjoja ei voi julkaista sellaisenaan vaan niitä täytyy sensuroida.

Yksi kompromissi voi olla se, että julkaistaan hallituksen kokousten asialistat etukäteen. Näin jäsenet voivat ennen kokousta antaa palautetta, jos listalla on jotain mielenkiintoista. Tämä olisi hedelmällisempää kuin vatvoja jo tehtyjä päätöksiä. Se mitä kokouksen jälkeen julkaistaan, on minun mielestäni normaalia tiedottamista, jonka pitäisi olla kunnossa. Pöytäkirjojen julkaisu ei ole varsinaisesti mitään tiedottamista, se on vain tapa hoitaa homma pienimmällä mahdollisella vaivalla.

Minullahan ei ole mitään tekemistä kerhon toimielinten kanssa, jos joku sitä pohdiskelee.

Timo

Juuri noin. Juuri noiden ja monien muiden syiden vuoksi hallituksen pöytäkirjoja yleensä ei julkisteta.

[ssutinen]

Tämäpä onkin erikoinen foorumi, kun toiminnan kehittämiseksi tarkoitetuista kannanotoista etsitään oikein urakalla ja painokkaasti ne seikat, joiden vuoksi ideaa EI voisi toteuttaa.

Ilman muuta pöytäkirjoista jätetään AINA salassa pidettävät ja luonteensa vuoksi "arkaluontoiset" asiat pois, sen ymmärtää jokainen. Eikä pöytäkirjoihin ole tapana tai tarpeen muutenkaan seliltellä asioita juurta jaksaen, riittää kun siinä on kirjattu asia, esitys ja päätös. Tällaisen pöytäkirjan julkistaminen jäsenistölle ei voi olla ylitsepääsemättömän vaikeaa.

Timo K:n ehdotus hallituksen kokousten esityslistojen julkaisemisesta on erittäin hyvä. Jos joku tuntee tarvetta ottaa kantaa asiaan ETUKÄTEEN, voi hän sen tehdä ja saada äänensä kuuluviin. Jälkikäteen urputtaminen kuuluu niille, jotka eivät yleensäkään ole tyytyväisiä mihinkään eikä niihin kommentteihin ole syytä kenenkään tarttua.

§

[C-A-D]

Ei etsitä urakalla. Todetaan vaan ne syyt miksi yleensä hallituksen pöytäkirjat ovat ei-julkisia. Hallitus toki voi päättää julkistaa, noita missä muodossa haluaa.

Tämäpä onkin erikoinen foorumi, kun toiminnan kehittämiseksi tarkoitetuista kannanotoista etsitään oikein urakalla ja painokkaasti ne seikat, joiden vuoksi ideaa EI voisi toteuttaa.

Ilman muuta pöytäkirjoista jätetään AINA salassa pidettävät ja luonteensa vuoksi "arkaluontoiset" asiat pois, sen ymmärtää jokainen. Eikä pöytäkirjoihin ole tapana tai tarpeen muutenkaan seliltellä asioita juurta jaksaen, riittää kun siinä on kirjattu asia, esitys ja päätös. Tällaisen pöytäkirjan julkistaminen jäsenistölle ei voi olla ylitsepääsemättömän vaikeaa.

Timo K:n ehdotus hallituksen kokousten esityslistojen julkaisemisesta on erittäin hyvä. Jos joku tuntee tarvetta ottaa kantaa asiaan ETUKÄTEEN, voi hän sen tehdä ja saada äänensä kuuluviin. Jälkikäteen urputtaminen kuuluu niille, jotka eivät yleensäkään ole tyytyväisiä mihinkään eikä niihin kommentteihin ole syytä kenenkään tarttua.

§

[Noora]

BMW autokerhon puolella hallituksen kokouspöytäkirjat sekä vuosikokouksen pöytäkirja on nähtävillä kerhon foorumilla. Keskustelufoorumi on tosin ainoastaan jäsenille,joten olettamuksena on etteivät muut niitä näe.
Ollessani ko kerhon puheenjohtajana pöytäkirjojen julkistaminen tuli ajankohtaiseksi, koska haluttiin lisätä hallituksen toiminnan läpinäkyvyyttä. Kerhon jäsenmäärä kasvoi huimasti ja tiedonkulkua(sekä ilmapiiriä) paransi avoimuus.
Pöytäkirjoissa ei ole ollut yleensä mitään sellaista, mitä ei voisi kaikille jäsenille julkaista. Jos tällaisia asioita on, hallitus voinee jättää kriittisiä tunnistetietoja yms. pois julkaistavasta versiosta.
Mielestäni pöytäkirjojen julkistaminen on hyvä keino saada jäsenten tietoon asioita mitä hallitus puuhaa. Avoimuus lisääntyy ja kuppikuntaisuus vähenee, kun tiedetään mitä on tekeillä.
Mitä hallituksen työrauhaan tulee... Jos jäsenistö tietää millaisia tapahtumia ja projekteja hallitus suunnittelee, on jokaisen helpompi tarjota apuaan hommiin joissa voisi olla avuksi. Tämä tuskin häirinnee työrauhaa.
Tietääkseni kerho tarvitsee myös ns. aktiivijäseniä/puuhamiehiä, jotka kantavat kortensa kekoon harrastustoiminnan hyväksi. Olisi kohtuutonta vaatia että hallitukseen kuuluvat vastaavat yksin ja ainoastaan kaikesta.
Työrauha (tässä asiassa) on hyvä säilyttää silloin jos halutaankin puuhailla vain hallituksen kesken. Jos taas halutaan lisää "tekijöitä" jäsenistöstä ja delegoidaan hommia on avoimuus ja informaation kulku ensisijaisen tärkeää. Käsittääkseni jokainen voi toimia kerhon hyväksi vaikka ei kuulukaan hallitukseen

[Pekkavee]

Noora puhuu täyttä asiaa. Ja kokemuksesta!

Noora tuo esiin juuri niitä positiivisia juttuja, joita tällainen avoimuus saa aikaan.
Minäkin saattaisin hyvin olla kiinnostunut osallistumaan kerhon toimintaan aktiivisemmin, kun tietäisin missä asioissa milloinkin voisi auttaa.

Hyötyjä Nooran mukaan olivat mm.
- Kerhon jäsenmäärä kasvoi huimasti
- tiedonkulkua(sekä ilmapiiriä) paransi avoimuus
- hyvä keino saada jäsenten tietoon asioita mitä hallitus puuhaa
- Avoimuus lisääntyy ja kuppikuntaisuus vähenee
- ... on jokaisen helpompi tarjota apuaan hommiin
- jokainen voi toimia kerhon hyväksi vaikka ei kuulukaan hallitukseen ( kunhan tietää missä voisi auttaa )

Siinä on kiteytettynä paljon juuri sitä, mitä myös BMW MP-kerhokin tarvitsee.
Pöytäkirjat voi netissä laittaa paikkaan, jossa vain jäsenet ne näkevät.

Aikaisemmat pelottelut asioiden julkistamisen vaaroista ovat mielestäni suuresti liioiteltuja ja turhia.

Pekka

[C-A-D]

Yhä edelleenkään. En ole pöytäkirjojen julkistamista vastaan. Antaa mennä vaan. Tässä nyt vaan ehkä keskustelu pyörii tarpeettomasti sanan "pöytäkirja" ympärillä. Pääasiahan on *aktiivinen tiedotus*. Eli se, että hallitus tiedottaa menossa/tulossa olevista asioista ja kerää tarpeen vaatiessa jäsenkunnan mielipiteitä herättämällä keskustelua / tekemällä kyselyitä.

Ei niillä pelkillä päätöspöytäkirjoilla (ehkä viellä joiltain osin sensuroituina) ole kovinkaan paljoa informaatioarvoa päätöksien takana olevaa keskustelua kuulematta.